Grzegorz GRACZYK
Junior ERP Software Developer bei RSM Poland

Endlich hat unser Team nach langen Anstrengungen es geschafft, den Prozess des Downloads der Waehrungskurse ins NetSuite-System zu automatisieren.

Der Prozess der Umrechnung der in Fremdwaehrungen in Polen ausgestellten Verkaufs- und Kaufrechnungen ist komplex. In den Vorschriften des Mehrwertsteuergesetzes wird die Art und Weise vorgegeben, wie derartige Rechnungen in Fremdwaehrungen. Den vorgenannten Vorschriften zufolge ist bei der Verbuchung und Abrechnung von in einer Fremdwaehrung ausgestellten Rechnungen der durchschnittliche Wechselkurs der jeweiligen Waehrung zu beruecksichtigen, der von der Polnischen Nationalbank (NBP) oder der Europaeischen Zentralbank (EZB) zum letzten Werktag veröffentlicht wird, der dem Tag vorausgeht, an dem die Steuerpflicht entsteht. Als Ausnahme hiervon kann die Ausstellung einer Rechnung in Fremdwaehrung mit unterschiedlichen Daten der Entstehung der Steuerpflicht und der Ausstellung des Dokuments darstellen.

Ein großer Vorteil, den das NetSuite-System bietet, ist es, dass es nicht nur die Grundwaehrung handhabt, sondern auch die Möglichkeit des Hinzufuegens neuer Waehrungen im System bietet. Mehr noch, das System ermöglicht es, die schon bestehenden Waehrungen zu editieren. Darueber hinaus besteht die Möglichkeit, die Waehrungskurse manuell zu editieren. Das NetSuite-System bietet mehrere Verfahren zur Aktualisierung der Waehrungskurse, u. a. manuelle Anpassung ueber das Menue (Listen -> Rechnungslegung -> Waehrungskurse) oder ueber Datenimport aus einer CSV-Datei.

Einem unbeteiligten Beobachter können alle oben dargestellten Methoden etwas zeitaufwaendig erscheinen. Unsere Firma hat aber eben ihren Mandanten in ihrem Lokalisierungspaket die Möglichkeit eines automatischen Downloads eines Waehrungskurses aufgrund von Daten, die im JSON- oder XML-Format gespeichert sind, ueber die Programmierschnittstelle (API) auf der Internetseite der Polnischen Nationalbank (NBP) bereitgestellt. Unser Skript downloadet in der Nacht alle aktuellen Kurse fuer die Waehrungen, die im System bereits definiert wurden. Es ist eine Vereinfachung, welche die Automatisierung der Rechnungsstellung in einer Fremdwaehrung weitgehend verbessert hat.

Es ist auch darauf hinzuweisen, dass man im NetSuite-System auch die Wechselkurse aller Waehrungen in eine CSV-, PDV- oder Excel-Datei exportieren kann. Die vielen Funktionen, Waehrungskurse in einem bestimmten Zeitraum zu filtern, ermöglichen die Erstellung eines an unsere Beduerfnisse und Erwartungen angepassten Berichts mit Waehrungskursen.